Como criar um Time, inserir os usuários com suas devidas permissões e definir o horário de atendimento de um time?
Neste artigo, iremos demonstrar como criar um time, inserir os usuários nele, como dar as permissões necessárias para que o atendente consiga performar na plataforma e como definir os horários de atendimento do time.
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Última atualização há um ano
Em "Configurações" vá na aba de Times e clique em "Adicionar time".
1. Definição do Time
A primeira informação a ser preenchida é o campo com o nome do time e logo após, precisamos definir sua prioridade e período para reatribuir o atendimento (tempo que deseja dar de opção para o paciente reabrir um atendimento para esse time após finalizado).
Em seguida, assinale o checkbox das ações atribuídas ao time (exibir notificações de novo atendimento, permitir transferências e visualizar time no relatório público). Recomendamos habilitar o botão "Exibir notificação de novo atendimento" para que todos os novos atendimentos sejam notificados através de uma mensagem de notificação para o atendente.
2. Definição dos Usuários do Time
Após configurar as informações do time, ao descer a tela, irá visualizar a parte de inclusão de usuários, onde poderá incluir os usuários que irão realizar atendimentos neste time clicando no botão "Adicionar usuário" e editar permissões de usuários clicando no botão "Editar Permissões".
Durante a inclusão de usuários é possível incluir permissões em massa, selecionando quais os usuários deseja dar a mesma permissão e em seguida, clique em "Adicionar usuários com permissões".
Você visualizará quantos usuários você está adicionando permissões. Assim que finalizar, clique em "Adicionar usuários com as permissões selecionadas".
Depois de adicionar usuários é possível editar permissões.As seguintes permissões estão disponíveis:
- Supervisor: O usuário tem acesso a todas as permissões;
- Iniciar atendimentos: O usuário pode iniciar um atendimento com o paciente;
- Visualizar atendimentos encerrados por outros membros do time: Consegue visualizar o histórico de conversas do paciente que foi finalizada por outros atendentes do time;
- Visualizar atendimentos assumidos por outros membros do time: Consegue visualizar atendimentos que foram assumidos por outros atendentes do time;
- Visualizar mensagens de atendimentos não assumidos: Consegue visualizar as mensagens de atendimentos que ainda não foram assumidos por um dos atendentes;
- Transferir atendimentos para outros times: Pode transferir o atendimento para outro time fazer a tratativa com o paciente;
- Gravar e enviar mensagens de áudio: Pode gravar e enviar mensagens de áudio para o paciente;
- Enviar template oficial: Pode realizar o envio do templates oficiais;
- Visualizar apenas histórico de conversas desde time: Em específico essa permissão é apenas de visualização de todo o histórico de conversa que o paciente teve nesse time, não conseguindo realizar atendimentos na plataforma e nem de visualizar atendimentos finalizados pelo bot. (Lembrando que se habilitado, essa permissão é apenas de visualização de todo o histórico de conversa que o paciente teve com esse time, ou seja, o atendente não conseguirá visualizar todos os atendimentos finalizados pelo Bot, apenas terá a visualização do histórico de conversa do paciente nesse time em específico)
IMPORTANTE: Por padrão, os usuários conseguem visualizar os atendimentos que participam/participaram mesmo que finalizados por outros usuários (foi finalizado com o agente dentro).
Para remover os atendentes do time, selecione os usuários que deseja remover, selecione o botão "Excluir selecionados" e confirme em "Deletar". Os usuários serão deletados apenas do time em questão.
3. Definição do Atendimento do Time
Em seguida, teremos a configuração Atendimento e abaixo os Horários de atendimento por dia da semana, onde poderá configurar os dias e horários de funcionamento daquele time.
Ao selecionar o checkbox "Fechado", a configuração de horário de atendimento daquele dia ficará desabilitada.
LEMBRANDO: Devemos fazer essa configuração de horário de atendimento em todos os Times cadastrados na plataforma e colocar os seus respectivos horários de funcionamento.
Ao descer a tela, haverá a configuração das "Mensagens de alerta", onde existem caixas de texto onde deve ser definida a mensagem respectiva ao momento descrito.
Ambas caixas de texto possuem uma descrição explicando o momento que a mensagem que você definir será apresentada ao paciente.
A primeira caixa de texto é referente à mensagem que será enviada automaticamente para o paciente assim que o Bot realiza a transferência para o time em questão.
A segunda caixa de texto é referente à mensagem que será enviada para o paciente no momento em que um atendimento for transferido para o time, porém o time está fora do horário de atendimento.
Em seguida, é possível habilitar o checkbox para encerrar atendimentos quando encerrar o horário de atendimento do time.
Um pouco mais abaixo, haverá a inclusão de Feriados ou períodos, onde é possível configurar os feriados ou períodos os quais haverão exceções nos horários de atendimento e suas respectivas mensagens automáticas.
4. Finalização das Configurações do Time
Após ter definido todas as configurações do time, finalize clicando em Salvar.
Para mais informações entre em contato com seu gerente de contas.